Wielu osobom wydaje się, że problem z zarządzaniem czasem wynika z braku umiejętności planowania. Tymczasem, jak przekonuje doświadczona coachka, prawdziwym źródłem frustracji jest różnica między tym, co zaplanowaliśmy, a tym, co faktycznie udaje się zrobić. To właśnie ta rozbieżność w największym stopniu wpływa na poczucie zadowolenia z wykorzystania czasu.
Autorka, która od prawie 18 lat pracuje jako coachka zarządzania czasem, zauważa, że nawet osoby bardzo sprawne w planowaniu nie są w stanie przewidzieć dokładnie, ile czasu zajmą im poszczególne zadania. Wystarczy jeden dzień z większą liczbą maili, nagły problem klienta czy awaria systemu, z którego korzystamy, by plan legł w gruzach. Gdy mierzymy się z czymś nowym, dochodzi jeszcze krzywa uczenia się. Planowanie pomaga ustalić priorytety i pracować z wyprzedzeniem, ale nie gwarantuje, że uda się zrealizować wszystko, co zamierzyliśmy.
Dlatego ekspertka radzi, by obniżyć oczekiwania wobec własnego planowania. Dzięki temu rzadziej się irytujemy, a częściej utrzymujemy nawyk planowania. Warto też zostawić w każdym dniu pracy godzinę bez przypisanego zadania — jako margines na nieprzewidziane sytuacje.
Równie ważne jest zaakceptowanie, że nie zawsze uda się wszystko wykonać perfekcyjnie. Czasem to my sami jesteśmy zmienną, która psuje plan: rozpraszamy się, odkładamy zadania, popadamy w perfekcjonizm przy jednym drobnym elemencie. Nawet najbardziej efektywne osoby miewają dni, gdy są zmęczone lub rozkojarzone. Świadomość tego pozwala wcześniej zabrać się za zadania z terminem. Mniejsze zadania warto planować na dwa dni przed deadlinem — jeśli coś ma być gotowe na piątek, zaplanujmy je na środę. Duże projekty najlepiej kończyć na dwa do czterech tygodni przed terminem. Lepiej pracować intensywniej na początku i mieć zapas czasu na końcu niż zarwać noce w ostatnich tygodniach.
Kolejny częsty błąd to traktowanie listy zadań jako planu. Lista to zbiór danych, który dopiero trzeba przełożyć na plan dnia lub tygodnia. Trzeba ustalić, co jest najważniejsze, a potem sprawdzić w kalendarzu, gdzie znajdziemy na to czas. Jeśli w ciągu dnia pracy mamy tylko trzy godziny bez spotkań, a godzina zajmuje odpowiedź na wiadomości, zostają dwie godziny na pozostałe zadania. Wtedy wybieramy te, które da się w tym czasie wykonać lub posunąć do przodu. Reszta musi poczekać — chyba że odwołamy spotkania, przesuniemy je lub zdecydujemy się pracować po godzinach.
Świadomość ograniczeń bywa bolesna, ale ta trudność na etapie planowania pomaga podejmować jasne decyzje: co naprawdę trzeba zrobić teraz, a co odłożyć lub komuś przekazać. Dzięki temu wieczorem wiemy, że wykorzystaliśmy czas na to, co najważniejsze, a to, czego nie udało się zrobić, nie jest porażką, lecz odbiciem prostego faktu, że czas jest ograniczony.
Jak podkreśla coachka, jej celem jest pomaganie ludziom w osiąganiu jak najwięcej w dostępnym czasie. Kluczem nie jest jednak ciągłe oczekiwanie więcej od siebie, lecz czasem oczekiwanie mniej. To właśnie ono pozwala zachować konsekwencję, pozytywne nastawienie i odporność w zarządzaniu czasem.
2
