Zanim poprosisz szefa o coś istotnego, warto zmienić perspektywę. Dobrzy przełożeni wspierają swoich pracowników, a jeśli prośba jest rozsądna, szef najczęściej chce się zgodzić. Część jego zadań polega przecież na dbaniu o zespół, więc nie jest to przysługa wyrządzana kosztem jego pracy, lecz jeden z elementów tej pracy.
Warto też pamiętać, że przełożony dostaje wiele próśb z różnych stron organizacji. Dla niego kolejna prośba nie będzie więc tak dużym wydarzeniem, jak dla Ciebie. Nawet jeśli nie będzie mógł spełnić Twojego życzenia, raczej nie będzie miał za to żalu, że zapytałaś. Ten dystans pomaga uspokoić się przed rozmową.
Każda prośba o zasób, takiego jak czas, wsparcie polityczne, pieniądze czy ludzie, ma swój koszt. Często jest to koszt alternatywny, czyli to, czego nie uda się zrobić, bo ten zasób został przeznaczony na Twoją sprawę. Prośba ma jednak także korzyść, która może trafić bezpośrednio do Ciebie, do zespołu albo wpłynąć na przyszłość organizacji.
Zanim zapytasz, rozpisz te koszty i korzyści. Może się okazać, że trzeba dowiedzieć się, co dokładnie oznaczałaby zgoda szefa: czy potrzebne są pieniądze, czy inni ludzie, ile czasu to zajmie. Dopiero gdy masz to jasne, warto przejść do rozmowy. Im bardziej możesz zmniejszyć koszty i zwiększyć korzyści, tym większa szansa na pozytywną odpowiedź.
Jednym z praktycznych sposobów jest przygotowanie trzech wersji prośby: podstawowej, rozszerzonej i pośredniej. Najmniej kosztowna wersja wymaga minimum zaangażowania, ale daje najmniejszą korzyść. Najbardziej rozbudowana wiąże się z największym kosztem i przynosi największy efekt. Wariant pośredni daje szefowi możliwość wyboru i pokazuje, że przemyślałaś zakres zaangażowania.
Ta konstrukcja ma kilka zalet. Szef zobaczy, że rozważyłaś różne koszty. Może też podpowiedzieć, jak zmodyfikować prośbę, by osiągnąć cel w inny sposób, a także zrozumieć, co jest »fajnie byłoby mieć«, a co »musimy mieć«. Kompromis bywa też łatwiejszy do zaakceptowania dla osób podejmujących decyzje, więc środkowa opcja często daje im powód, by wybrać jedną z Twoich propozycji.
Warto także spojrzeć na prośbę z perspektywy szefa. Jeśli Twoje korzyści opisujesz tylko z własnego punktu widzenia, może to nie wystarczyć. Zapytaj więc siebie, jaki problem szefa rozwiązuje Twoja propozycja i jak pomaga mu osiągnąć coś, na czym mu zależy. Nie chodzi o ukrywanie własnych powodów, lecz o zrozumienie szerszego kontekstu organizacyjnego.
Takie podejście zwiększa szansę na zgodę i ma też wartość na przyszłość. Umiejętność patrzenia na sprawy z perspektywy całej organizacji jest kluczowa dla osób, które same kiedyś będą zarządzać zespołem. Prośba przygotowana w ten sposób pokazuje więc nie tylko Twoją potrzebę, ale także dojrzałość w myśleniu o pracy.
1
